Los expedientes de personal suelen contener documentos que el empleado ya ha revisado y por lo que está familiarizado con su contenido. Esto incluye documentos como solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento, registros de capacitación y formularios relacionados con transferencias y promociones.
Los ocho documentos que debe contener todo expediente personal de los empleados son:
- Información básica del empleado (nombre, dirección y número de teléfono) y detalles de contacto de emergencia
- Formularios de retención de impuestos del IRS como W-4 y/o W-9
- Información de nómina y compensación, incluyendo cualquier cheque de pago o datos de tarjetas de pago
Los documentos cubren todo el ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta el despido o la renuncia. Los archivos de los empleados también deben contener los documentos básicos de los empleados y la información de compensación de conformidad con las leyes laborales federales y estatales. Entonces, ¿por qué los archivos de los empleados son tan importantes y por cuánto tiempo los empleadores mantienen los registros de los empleados?
La documentación del historial de empleo, registros de contribución y logro, avisos disciplinarios, promociones, planes de desarrollo del desempeño y mucho más, pertenecen a un archivo de personal. Los empleadores responsables y cuidadosos también mantienen más de un archivo de personal, ya que cada tipo de archivo tiene un contenido que es apropiado para su propósito.
⏯ – Protección de Datos para empleados, ¿de qué tengo que informar a mis trabajadores?
Índice de contenidos:
Preguntas más frecuentes – 💬
❓ ¿Qué incluir en un expediente personal?
- Expediente de personal: Este expediente incluye registros relacionados con el empleo.
- Expediente médico: este expediente incluye documentación de licencia médica, contactos de emergencia y otra información médicamente relacionada.
- Archivo de nómina: este archivo incluye información y documentos relacionados con el pago, como hojas de tiempo y formularios de impuestos.
❓ ¿Qué debe estar en el archivo de personal de los empleados?
Qué incluir en un archivo de personal
- 8 Documentos imprescindibles en los expedientes de personal de los empleados. Hay ocho documentos de recursos humanos relacionados con los empleados que debe contener cada archivo de personal, que incluye registros legales de empleo, como formularios de impuestos sobre la nómina como...
- 10 documentos útiles para incluir en los archivos de personal de los empleados. ...
- Elementos opcionales para incluir en los archivos de personal de los empleados. ...
❓ ¿Los empleadores tienen que mostrar a los trabajadores sus expedientes personales?
Según la nueva ley, los empleadores deben permitir que los empleados actuales y anteriores inspeccionen y obtengan una copia de cualquier parte de sus archivos personales en un momento conveniente tanto para el empleador como para el empleado. Un ex empleado puede hacer una inspección de su expediente personal después de la terminación del empleo.
❓ ¿Qué incluir en un expediente de empleado?
Estos incluyen lo siguiente:
- Registros previos al empleo, excepto la solicitud
- Registros de asistencia mensual
- Cualquier cosa relacionada con la elegibilidad del trabajador, como formularios I-9, copias de licencias de conducir y tarjetas de Seguro Social. ...
- Registros de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO). ...
⏯ – Expediente personal del trabajador
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¿Cómo se clasifica el archivo en la empresa?
Para clasificar correctamente tenemos que agrupar los documentos según su contenido y forma, en el caso de una empresa podemos distinguir entre: albaranes, recibos, ofertas comerciales, listas de clientes, etc. y lo más recomendable es que sigamos una estructura jerárquica y lógica.
👉 www.passermoving.com.
¿Cuáles son los tres tipos de archivos?
Los tipos de archivo más comunes son:
- De texto: txt, doc, docx, etc.
- De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
- De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
- De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
- De audio: mp3, wav, wma, etc.
- De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
- De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
¿Cómo se lleva un archivo?
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
- Archivar sobre la marcha.
- Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
- Usar separadores.
- Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
- Sujetar los papeles con grapas.
- Unir las copias de las respuestas.
¿Cuáles son los tipos de archivos que se utilizan?
Esta es una lista de los tipos de archivos admitidos actualmente:
- Audio (.aac, .aif, .aiff, .flac, .m4a, .mp3, .wav)
- Archivos de Adobe: …
- Archivos de Apple: …
- Imágenes (.jpg, .tiff, .gif, .svg, .svgz, bmp, .png, .tif)
- Archivos de vínculos (.url, .webloc, .website)
- Archivos de Microsoft.
¿Qué es un archivo y cómo se clasifican?
Para empezar, es importante saber que un archivo es un conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un criterio particular que supla las necesidades de la empresa. De esta forma, tu archivo puede contener diversos métodos de clasificación y conservación.
👉 atsgestion.net.
¿Qué es un archivo dentro de una empresa?
Para Olga Gallego, un archivo de empresa es el conjunto de documentos producidos por una empresa en el desarrollo de las actividades que le son propias, de manera orgánica y automática, y conservados como testimonio de información.
👉 eprints.rclis.org.
¿Cuáles son los tipos de archivos según el ciclo vital?
el ciclo vital del documento es Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Quizás esta confusión se da por la estrecha relación que tienen estas tres clases de archivos con los documentos.
👉 www.nosonpapeles.com.
¿Cómo llevar un archivo de expedientes?
Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.
👉 servicio.us.es.
¿Cuál es el procedimiento a seguir para archivar documentos?
PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
- Inspeccionar. El proceso de archivar es revisar todos los documentos, en varias ocasiones se detectan papeles que están listos para archivarlos y aún no han terminado su trámite. …
- Ordenar.
- Distribuir. …
- Archiva propiamente. …
- Clasificar.
👉 prezi.com.
¿Qué es tipo de archivo?
Un formato de archivo es una especificación que define la forma en que la información se organiza y se codifica en un archivo informático.
👉 es.wikipedia.org.
¿Cómo se clasifica un archivo según su uso?
Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semi activo e inactivo.
👉 prezi.com.
¿Qué es un archivo resumen?
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.
👉 docs.oracle.com.
¿Qué es un archivo y cuál es su función?
La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo: Organizar la documentación administrativa.
👉 eprints.rclis.org.
¿Qué es un archivo y cómo funciona?
Un archivo es un elemento que almacena un conjunto de datos para su posterior uso. Estos elementos no son visibles, a priori, para el usuario, además de que no son útiles por sí solos.
👉 www.geeknetic.es.
¿Cuáles son las etapas de un archivo?
Es por ello que para poder llevar a cabo una correcta gestión documental y de archivo, sigas los siguientes pasos:
- Planeación: …
- Producción: …
- Gestión y trámite: …
- Organización: …
- Transferencia: …
- Disposición de documentos: …
- Preservación a largo plazo: …
- Valoración:
¿Cuántas fases tiene el archivo?
Las fases son cuatro: Archivo de oficina. Archivo central. Archivo intermedio.
👉 www.monografias.com.
¿Cómo se archiva un expediente administrativo?
Los documentos que integran un expediente se guardan en fólderes o carpetas, a los cuales se les anota, en la pestaña, el nombre del asunto o título del documento, a fin de que sean de fácil localización.
👉 dgb.cultura.gob.mx.
¿Cómo hacer un archivo de expedientes de personal?
Organiza los expedientes de tus empleados con estos 10 consejos
- Un empleado, un legajo. …
- Expedientes a medida. …
- Datos de contacto actualizados. …
- Contrato de trabajo. …
- Constancia de alta ante el IMSS y pagos de cargas patronales. …
- Entrega de elementos de trabajo. …
- Planilla horaria. …
- Manuales de procedimiento y códigos de ética.
¿Cuáles son los procesos archivísticos?
Procesos Archivísticos, establece que la gestión de los documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización y la recuperación y disposición final de los documentos.
👉 www.apccolombia.gov.co.
¿Cómo archivar documentos de oficina?
Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.
👉 servicio.us.es.
⏯ – Recomendaciones en la gestión de los datos personales de los Empleados
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